El socio del encargo tiene la responsabilidad de firmar el informe del encargo. Como líder del equipo del encargo, esta persona es responsable de diferentes aspectos.

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Para asegurarse de que cuenta con la capacidad y la competencia necesaria para satisfacer las necesidades de sus clientes, la firma de auditoría debe evaluar rutinariamente sus requerimientos de servicio profesional

La definición de indicadores para los auditores externos es un aspecto estratégico para su desempeño, pues aportan valor a sus evaluaciones de calidad, así como permiten identificar oportunidades de mejora a lo largo de su trabajo. Los indicadores también pueden ser consultados por los miembros del Comité de Auditoría, para conocer aquellos aspectos fundamentales desde el Marco de la Calidad para el auditor

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En el siguiente modelo de informe de resultados del proceso de seguimiento del sistema de gestión de calidad se encuentra una guía que puede utilizar para llevar a cabo este proceso.

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Evaluar que la firma es competente para realizar el encargo y que tiene las capacidades, incluyendo tiempo y recursos, para realizarlo.

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Establecer los parámetros, políticas y procedimientos con el fin de lograr eficientemente la custodia de los papeles de trabajo, de tal manera que conserven su confidencialidad, integridad, accesibilidad y recuperabilidad de la información contenida en ellos.

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Conservar la confidencialidad de los papeles de trabajo del cliente y protegerlos de acceso no autorizados.

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Llevar un control sobre la administración y manejo de los documentos soporte de la auditoría que quedan bajo custodia de la firma.

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Se debe mantener un control sobre los archivos físicos de la firma de Auditoría dependiendo de las áreas que comprende la organización para establecer un estándar de seguridad en cuanto a la documentación y acceso del personal.

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Se deben establecer a los responsables de las claves y controles electrónicos dentro de la firma de Auditoría para el acceso a los archivos, donde se tendrá en cuenta los correos electrónicos utilizados por lo integrantes de la organización, hasta los archivos que se puedan encontrar en la nube.

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Garantizar que la información de los encargos no se pierda y esté disponible en caso de una contingencia

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Establecer los lineamientos para mantener la integridad, custodia, confidencialidad y recuperación de los papeles de trabajo realizados como resultado de los proyectos ejecutados.

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Encuentre un checklist sobre la gestión de evaluación de la documentacióin de acuerdo con la gestión y flujo de documentación, plantillas, sobre la compañía y sobre otros aspectos

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Las firmas de auditoría, en su sistema de gestión de calidad, por su parte, deben tener en cuenta las responsabilidades del equipo del encargo en temas tales como la dirección, supervisión y revisión de los trabajos, consultas, manejo de diferencias de opinión, gestión de la documentación y las revisiones de calidad.

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El monitoreo es indispensable, puesto que proporciona la información precisa sobre la aplicación del sistema. Incluye políticas y procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable que el Sistema de Control de Calidad opera de una manera efectiva, implementando las acciones necesarias para que la calidad sea un proceso permanente de mejora continua.

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Los objetivos del seguimiento de los trabajos de calidad de la firma son los siguientes: evaluar el cumplimiento de las normas profesionales, supervisar que el sistema de calidad ha sido diseñado eficazmente y verificar si se han aplicado adecuadamente las políticas y procedimientos de la firma, de tal forma que los informes emitidos por la firma sean adecuados en función de las circunstancias.

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Evaluar al auditor externo debe ser una tarea asociada tanto para su continuidad como para la identificación de oportunidades de mejora en la prestación del servicio y el cumplimiento del contrato. Una fuente básica de información son las áreas con las cuales el auditor ha trabajado.

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Procurar que la firma de auditoría, en su sistema de gestión de calidad, ejecute las acciones tendientes a ejecutar el seguimiento y la corrección de aquellos temas que así lo requieran y de esta manera mejorar el sistema

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Determinar si la firma, en la ejecución de sus encargos, ha dado cumplimiento a las normas legales, reglamentarias y profesionales que son aplicables, para garantizar una ejecución con calidad y cumpliendo las disposiciones del sistema de gestión de calidad.

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Establecer si la firma ejecuto sus encargos, dando cumplimiento a las normas legales, reglamentarias y profesionales que son aplicables, para garantizar una ejecución con calidad y cumpliendo las disposiciones del del sistema de gestión de calidad.

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Determinar si la firma, en la ejecución de sus encargos, ha efectuado el reporte de quejas y reclamos, como parte de una ejecución con calidad y cumpliendo las disposiciones del sistema de gestión de calidad.

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Diseñar, implementar y operar un sistema de gestión de calidad para las auditorías o revisiones de estados financieros, u otros encargos de aseguramiento o servicios relacionados para la aplicación de procedimientos de gestión de calidad, que proporcionen la seguridad de que:

a) La firma de auditoría, junto con todo su personal, cumple con las normas profesionales y requerimientos legales.
b) El informe emitido por el auditor encargado representa la opinión condensada de toda la firma, por lo tanto, es adecuado en función de las circunstancias.

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El presente documento tiene como propósito oficializar el nombramiento del responsable del Sistema de Gestión de la Calidad.

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Las deficiencias son hallazgos que el equipo revisor ha concluido, que por su naturaleza puede existir una situación en que la firma no tiene seguridad razonable sobre el desarrollo de los trabajos y los informes emitidos.

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Se deben tomar acciones que correspondan con el personal de la Firma de Auditoría, estas medidas se comunicarán mediante un informe con las medidas correctivas realizadas al revisor de calidad.

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Comunicar oportuna y adecuadamente es el objetivo entre los funcionarios de la firma y los del encargo, sobre el plan de trabajos, conflictos de interés, comunicación con el auditor anterior, comentarios y sugerencias, opinión del encargo, mediante un canal establecido entre las partes.

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La identificación de deficiencias del Sistema de Control de Calidad de la firma debe ser informado mediante un informe a la dirección de la firma, en el cual se identifican algunos asuntos efectuando pruebas de cumplimiento, que incluyen: indagaciones, inspección, observación y revisión documental.

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Determinar si la firma ha entregado información que sea requerida por la ley, los reglamentos o las normas profesionales, a terceros interesados, en relación con las características del compromiso, en el marco del sistema de gestión de calidad.

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Determinar si se ha entregado al equipo del encargo, por parte de la firma, información suficiente respecto de las características del compromiso y la integridad del cliente, con el propósito de facilitar las labores de planeación y ejecución del trabajo en condiciones que garanticen la calidad.

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Para efectos del cumplir cabalmente sus obligaciones en relación con el encargo y del funcionamiento del sistema de calidad, la firma debe establecer un sistema de información que permita identificar, capturar, procesar y mantener información relevante y confiable de manera que se facilite el entendimiento de las actividades ejecutadas.

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