Por: Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
En ocasiones, las fallas de un proveedor que hace parte de una cadena de suministros pueden causar serias dificultades e incluso la parálisis de la producción en una empresa manufacturera. Los efectos pueden darse durante un tiempo importante con el consecuente impacto en sus finanzas e incluso en su continuidad. Es por ello importante que una compañía dedicada a la producción sepa que afectará a su cadena de suministro y su capacidad para continuar haciendo negocios.
En una cadena de suministro convencional, hay una dependencia de proveedores de materias primas, piezas, equipos, herramientas, entre otros. Algunos riesgos que pueden presentarse son:
Calidad:
¿Cumplen los bienes y servicios de los proveedores, con los requisitos de la fábrica o aquellos legales? ¿Agregan valor a los procesos del negocio? ¿Podrían tener defectos o fallas que puedan afectar a los empleados, clientes o al negocio?
Cantidad:
¿Puede el proveedor proporcionar bienes y servicios en cantidades suficientes para satisfacer las necesidades? ¿Las cantidades están determinadas con precisión?
Confiabilidad y tiempo:
¿El proveedor cumplirá sus despachos según las necesidades de la fábrica en cantidades y calidad apropiadas? ¿El transporte y embalaje o empaque son adecuados de acuerdo con las mercancías, para garantizar su buen estado? ¿El proveedor cuenta con capacidad financiera y con infraestructura física y operativa para ofrecer los bienes y servicios de manera oportuna?
Costos:
¿Es el costo de los bienes y servicios es razonable, para permitirle a la fábrica operar de manera rentable? ¿El costo de los bienes o servicios es estable?
Cumplimiento normativo:
¿Se cumple de manera rigurosa con las leyes o regulaciones al obtener los bienes y servicios? ¿Hay algún fraude en las transacciones? ¿La adquisición de bienes y servicios podría dañar la reputación de la empresa o afecta a las personas de alguna manera?
Flexibilidad:
¿Los cambios en la demanda o la tecnología cambiarán sustancialmente las necesidades de la cadena de suministro? ¿Los términos de los contratos tienen alguna flexibilidad en cuanto a cantidades o precios?
Por supuesto, para los anteriores interrogantes, existen diferentes líneas de acción que contribuyen a minimizar los riesgos de la cadena de suministros. Reuniones con los vendedores de los proveedores, visitas a las instalaciones de producción de un proveedor estratégico, análisis de muestras, solicitud de certificaciones de calidad, estrategias de negocios, etc. Sin embargo, dichas actividades implican costos, recursos y tiempo. Aún con una juiciosa revisión, ciertas situaciones catastróficas, tales como terremotos, tsunamis, quiebras, resulta imposible preverlas.
Hoy día, los empresarios y los auditores empiezan a contar con herramientas de inteligencia artificial y de análisis de datos, que contribuyen a la gestión del riesgo en las cadenas de suministros.
Es posible entonces llevar a cabo tareas tales como análisis predictivo respecto de los pedidos de los clientes y los requisitos de la cadena de suministro y de esta manera, programar las actividades de mantenimiento y almacenamiento para evitar el tiempo de inactividad de la empresa. Hay incluso programas de optimización estratégica que ayudan a las empresas a decidir dónde ubicar las instalaciones, el inventario y los recursos.
Mediante análisis de datos e inteligencia artificial es posible analizar la actividad del proveedor en aspectos tales como los envíos tardíos o problemas de calidad, para detectar tendencias, lo que podría mostrar la necesidad de revisar o cambiar los proveedores. También es posible analizar altos volúmenes de transacciones y detectar aquellas que están fuera de los patrones normales o que violen las reglas o políticas, mitigando así el riesgo de fraude o de incumplimiento normativo.
De ahí la necesidad y el desafío para los auditores, de capacitarse y profundizar en este entorno cambiante, así como en el manejo de las nuevas tecnologías y recursos en beneficio de su actuación profesional.
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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