Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Una de las dificultades que enfrentan los directores de las áreas o departamentos de auditoría o riesgos es advertir que, a pesar de las inversiones en dinero, recursos y tiempo que efectúan las organizaciones, muchos de los proyectos iniciados no alcanzan los resultados previstos. Garantizar el funcionamiento de los proyectos va más allá de la existencia de controles y la gobernanza. Hay que tener en cuenta que los proyectos, en particular aquellos a gran escala, se basan en sistemas complejos que son difíciles de predecir y por tanto de controlar. De acuerdo con el artículo “Four Critical Internal Audit Insights for Providing Project Assurance^[1]” (Cuatro perspectivas críticas de auditoría interna para garantizar el proyecto) la auditoría puede participar para buscar el éxito de los proyectos de las organizaciones si se tienen en cuenta diferentes consideraciones, de las cuales algunas se presentan a continuación:

1. Estructurar el proyecto apropiadamente

Normalmente al estructurar un proyecto, se hace por fases, siendo algunas de ellas críticas: dirección, diseño, entrega e implementación. Un proyecto exitoso inicia en las fases de dirección y diseño. Para ello debe haber acuerdo y la aceptación de las partes interesadas en la dirección, que resultados se espera alcanzar con el proyecto y a partir de ahí, dar forma adecuada a las definiciones iniciales. No obstante, hay casos en que las organizaciones se apresuran a hacer entregas sin acordar como se va a dirigir el proyecto, sin dar debida forma al diseño y sin asegurarse de que las definiciones iniciales y básicas se hayan efectuado.

Ahora bien, para procurar que el proyecto llegue a feliz término, los equipos de auditoría deberían participar desde la etapa de dirección. Aun cuando la auditoría deba revisar un proyecto en ejecución, es conveniente examinar lo que sucedió en las etapas de dirección y diseño. De advertirse debilidades o situaciones que necesiten corrección, debe recomendarse una intervención temprana y solicitar ajustes. Es una buena oportunidad para proteger la inversión en el proyecto al identificar problemas potenciales antes de que se produzcan daños significativos en tiempo y costos.

De acuerdo con el precitado artículo, algunas de las preguntas clave que deben hacerse son:

• ¿Existe una forma reconocida de establecer proyectos exitosos en la organización?
• ¿Hay comprensión y aceptación de las partes interesadas clave en cuanto a la visión y los objetivos?
• ¿Están las partes interesadas alineadas en cuanto a prioridades y compensaciones?

2. Realizar los ajustes necesarios

En el caso de proyectos muy complejos, la cantidad de incertidumbre, incógnitas y numerosas partes interesadas con diferentes expectativas hacen que la dirección y el diseño sean actividades dinámicas. En cuanto se adviertan nuevos cambios, estos deben evaluarse constantemente para comprender el impacto, y los responsables de la toma de decisiones deben estar abiertos a ajustar las decisiones que correspondan. No obstante, en ocasiones ocurre que las organizaciones no consideran las actividades de implementación con suficiente antelación y se diseña la solución de forma aislada y no de manera integral, lo que puede resultar en que los proyectos tienen un conjunto incompleto de entregables.

En este caso, la auditoría puede desempeñar un papel vital en las revisiones periódicas. Toda vez que la auditoría cuenta con los conocimientos y la posición para efectuar recomendaciones, se pueden hacer correcciones de rumbo mucho antes de que los proyectos comiencen a fallar. Al evidenciar deficiencias, la auditoría puede ayudar a la organización a comprender el nivel de riesgo que deberá aceptar, o los beneficios del proyecto que se pueden obtener al corregir las fallas de diseño o remodelar el programa. El artículo plantea las siguientes preguntas clave al respecto:

• Como resultado de una revisión de aseguramiento, ¿cuántos programas se detienen o se devuelven a una fase anterior del proyecto?
• ¿Con qué frecuencia las iniciativas de su organización ofrecen resultados diferentes a los previstos originalmente?
• ¿Con qué frecuencia se inician nuevos proyectos para entregar entregables que no se obtuvieron en el proyecto original?

3. Identificar fallas en la ejecución oportunamente

En ocasiones se encuentra que la causa raíz del fracaso de un proyecto era visible o evidente en la etapa de diseño, lo que puede derivar en sobrecostos incluso extremos, de varias veces la estimación original. Por ello, los proyectos complejos necesitan una garantía independiente del proyecto, para supervisar el progreso y permitir que se realicen los ajustes necesarios y se tomen medidas pertinentes. La auditoría puede emplear su conocimiento y enfoque para calificar y visualizar como se está ejecutando un proyecto. Así mismo, al efectuar una revisión de las fases ya transcurridas, se pueden aprender lecciones valiosas al identificar cuándo los signos de fallas y fracasos del proyecto eran evidentes y no se actuó en consecuencia. La auditoría puede proporcionar una identificación y mitigación de riesgos proactivas, mediante el reconocimiento de señales de advertencia y tomar medidas correctivas de manera oportuna.

Adicionalmente, la auditoría al participar en los proyectos de una organización, opera como un mecanismo de control y evaluación independiente y en ese sentido ayuda a identificar riesgos, mejorar procesos y asegurar que se cumplan los objetivos establecidos. Algunos puntos clave que se debe tener en cuenta, son los siguientes:

• Control y cumplimiento normativo
• Evaluación de riesgos
• Optimización de recursos
• Revisión de procesos y controles internos
• Aseguramiento de la calidad
• Evaluación financiera
• Comunicación y transparencia
• Mejora continua

No hay que olvidar que la auditoría desempeña un papel fundamental al proporcionar una visión objetiva y sistemática sobre la ejecución y gestión de los proyectos. Al participar en las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto, la auditoría contribuye a asegurar su éxito y contribuye a mejorar la gobernanza y los procesos empresariales en general.

^[1] Ver: Four Critical Internal Audit Insights for Providing Project Assurance

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.