Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Uno de los componentes que suele ser crítico para muchas organizaciones es la función de compras; Esta actividad bien gestionada puede llevar a una empresa hacia el éxito, mientras que una mal gestionada tiene el potencial de provocar su caída. Desde la pandemia COVID-19, las afectaciones a las cadenas de suministro y las tensiones geopolíticas, se hizo evidente que las fallas en el proceso de compras pudieron llevar a diferentes organizaciones a escasez de materias primas e interrupciones en el proceso productivo, que derivaron en dificultades financieras, problemas de caja e incluso al cierre o la quiebra.  

Con base en estas situaciones, hay equipos de auditoría que le han dado prioridad al tema de compras dentro de su planeación. Otro factor que los auditores tienen en cuenta es que las áreas de compras son algunos de los lugares en que se puedan encontrar ahorros en costos y mayores eficiencias en la organización. Por ejemplo, según la American Productivity & Quality Center (APQC), las empresas que utilizan KPIs para gestionar sus procesos de adquisiciones pueden reducir sus costos entre un 5% y un 15%^[1]. Y aunque los auditores no evalúen directamente el tema de compras, sÍ deben familiarizarse con la estructura de la organización y los procesos de gobernanza, gestión de riesgos y controles en torno a este proceso.

Para llevar a cabo una auditoría al proceso de compras^[2], inicialmente el equipo de auditoría debe acordar el alcance y los objetivos de la auditoría, considerar la realización de una evaluación de riesgos y crear un programa de auditoría adecuado alineado con los objetivos de la auditoría. Para el efecto, es importante obtener información de las partes interesadas e identificar las áreas o temas que requieren mayor atención durante el proceso de planificación. Debe tenerse en cuenta que una auditoría de compras contribuye a prevenir posibles fraudes y malas prácticas, promueve la eficiencia empresarial así como el cumplimiento normativo.

Un aspecto relevante es la integridad general del proceso de compras. Es así como los auditores deben confirmar si la organización tiene un código de conducta definido para sus proveedores (el cual debería ser similar al código de conducta interno de los empleados), debe reflejar los valores y prioridades de la organización y cubrir aspectos como las condiciones de trabajo seguras, la sostenibilidad y el cumplimiento normativo. También deben aplicar el escepticismo y procurar advertir prácticas inapropiadas tales como el favoritismo hacia proveedores específicos, con el propósito de reducir la posible malversación de fondos y su nivel de exposición al riesgo. Así mismo, deben evaluar si existe la debida segregación de funciones y las responsabilidades en la toma de decisiones.

En relación con el tema de segregación de funciones, las consideraciones más habituales son las siguientes:

• Una persona independiente debe crear la solicitud de compra y no debe ser la persona que aprobaría la solicitud de compra o el pedido de compra.
• La misma persona no debe crear solicitudes y aprobar facturas de proveedor.
• La persona que configura el proveedor no debe poder procesar el pago al proveedor.
• El empleado que abre las ofertas y propuestas no debe ser la única persona que seleccione al ganador.

Cuando se presenta una falta de ética en un negocio (compra o venta) hay un impacto negativo en la imagen corporativa de la organización, la integridad del proceso de compras y una afectación en el flujo de caja, lo cual resulta en que los proveedores se desanimen de hacer negocios con la organización. El tema ético, en caso de descuidarse, podría reducir el número de ofertas y propuestas recibidas de los posibles vendedores, limitando a la organización en cuanto al número y calidad de los proveedores y posiblemente con cotizaciones o propuestas más costosas.

Otro aspecto clave que deben evaluar los auditores es indagar si la organización cuenta con una estrategia de compras y sobre esa base, realizar una revisión profunda. Una estrategia de compras adecuada beneficia a una organización con un alto rendimiento financiero, eficiencia operativa y logro de objetivos a largo plazo. En ese sentido, el área de compras puede identificar proyectos críticos y priorizarlos en un tiempo razonable en colaboración con otras áreas o departamentos. Así las cosas, el auditor debe estar atento al número de solicitudes que se clasifiquen como prioritarias o de emergencia, y determinar si esto se ajusta a los objetivos críticos de la organización o del proyecto. Así mismo, debe evaluar la adjudicación, la logística y la ejecución del proyecto de acuerdo con el presupuesto aprobado destinado.

En cuanto al tema de políticas y procedimientos de compras, el auditor debe evaluar si se ajustan a los objetivos estratégicos y se formularon en consulta con todas las partes interesadas clave. Las políticas y procedimientos se constituyen en mecanismos que deben personalizarse para satisfacer las necesidades de la empresa y no ser una propuesta genérica. Deben, en lo posible, incluir un objetivo; definir los términos más utilizados, documentar las funciones, responsabilidades y autoridad en el área de compras y relacionar los departamentos o áreas usuarios específicos de las compras. En lo posible deben considerar situaciones particulares como los casos de proveedores únicos, compras de emergencia y compras de menor cuantía. Así mismo, deben considerar los casos de licitaciones y procesos de selección cuando sea necesario. No hay que descuidar los temas de incumplimiento o garantías.

Un tema que debe evaluarse con cuidado es el de las relaciones con los proveedores. Para muchas empresas, construir relaciones sólidas con los proveedores es una de las principales prácticas y es clave en su éxito. Por tanto, los equipos de auditoría deben revisar el proceso de evaluación de todos los proveedores importantes. Una de las maneras de evaluar a los proveedores es emplear el modelo de las 10 C: competencia, capacidad, compromiso, control, efectivo, costo, consistencia, cultura, limpieza (estándares ambientales y éticos) y comunicación (competency, capacity, commitment, control, cash, cost, consistency, culture, clean (environmental and ethical standards), and communication).

Los auditores deben evaluar si las organizaciones han establecido expectativas realizables desde el principio y realizan revisiones continuas del rendimiento de los proveedores respecto a temas de seguridad, rendimiento, economía, etc. Mediante el uso de indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI correctos pueden ofrecer una forma clara, objetiva y eficiente de monitorear a los proveedores continuamente.

Siempre debe tenerse en cuenta que la auditoría del proceso de compras ayuda a la empresa a evitar riesgos financieros y reputacionales, garantizando la transparencia y optimización en la adquisición de bienes y servicios. El auditor contribuye entonces a asegurar que las compras de bienes o servicios se realicen de manera eficiente, transparente y cumpliendo con las normativas internas y externas y esto redunda en beneficio de la organización en conjunto.

^[1] Ver: 10 Estrategias Fundamentales para Ahorrar Costos en la Cadena de Suministro

^[2] Algunas ideas fueron adaptadas de: What to Look for During an Internal Audit of the Procurement Process

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.