Por: Hervé GLOAGUEN
En una reciente sesión de preguntas y respuestas con auditores internos de América Latina, debatimos sobre el plazo óptimo para una auditoría. Con frecuencia abordo este tema, insistiendo en la «necesidad de rapidez». Basándome en mi experiencia, en este artículo expongo mi práctica habitual dentro del Grupo Allianz y analizo varios pros y contras de este enfoque.
De dos a tres semanas in situ como máximo, para un plazo de entrega previsto de 6 a 9 semanas
En la mayoría de las auditorías realizadas bajo mi dirección, la expectativa ha sido emitir un dictamen en un plazo de seis a nueve semanas tras anunciar la auditoría al cliente. Naturalmente, este plazo se aplica a un equipo de dos o hasta cinco o seis auditores. El número de auditores es la variable, no el plazo.
- Se envía una carta de anuncio a más tardar una semana después del inicio, sobre la base de un intercambio verbal con el cliente (disponibilidad).
- Preparación de la auditoría (memorándum de planificación de la auditoría, recopilación de información clave, definición y asignación de áreas clave a los auditores participantes, etc.) -> 2 a 3 semanas.
- Tareas de auditoría in situ -> 2 a 3 semanas. La reunión de apertura tendrá lugar el primer día (presentación del equipo y del enfoque de la auditoría). En la primera semana, realizaremos principalmente recorridos, entrevistas, pruebas de diseño, etc. La segunda semana se realizarán más pruebas sustantivas. La tercera semana abarcará pruebas adicionales y una serie de ciclos de retroalimentación con el cliente. En los dos últimos días, el cliente asistirá a una reunión de cierre in situ para debatir los resultados y las posibles medidas correctoras, abordando cualquier posible malentendido.
- Preparación de la evaluación: resumen de una página con las conclusiones, acompañado de observaciones y sugerencias detalladas, incluido el calendario de medidas correctoras y la recopilación de cualquier documento o información que falte. Se envía un borrador para observaciones, y se emite una versión final -> 2 a 3 semanas
El cliente recibe un dictamen respaldado por un resumen ejecutivo y un documento detallado entre 6 y 9 semanas después de anunciarse la auditoría.
Las ventajas y algunos inconvenientes de una entrega rápida de la auditoría
Con esta disciplina, la principal objeción con la que tuve que lidiar fue el posible carácter incompleto del trabajo. Y es una observación muy justa. Sin embargo, según mi experiencia, el riesgo de incompletitud se ve superado con creces por los siguientes elementos:
- La brevedad obliga a centrarse en lo que realmente importa. El tiempo se alarga fácilmente, lo que puede llevar a la distracción. Un plazo estricto fomenta la disciplina y aumenta la eficacia.
- La regla de Pareto «80/20» siempre funciona. Acercarse al 100% de cobertura es asintótico y lleva un tiempo prácticamente infinito. Con el 80% de las cuestiones relevantes y materiales descubiertas, se aborda lo que importa.
- La respuesta para el auditor responsable que pide más días es sencilla: «¿Conoce el coste diario de su auditoría? Y si lo sabe, ¿cree que este tiempo adicional se verá compensado por un valor adicional proporcional en su trabajo?». Tres semanas in situ, de 6 a 9 semanas de punta a punta, es un enfoque de «diseño al coste».
- Las auditorías cortas producen menos o ninguna fatiga de auditoría para el cliente: estás bien preparado para volver pronto, probablemente antes porque trabajas eficientemente en todas las auditorías. De este modo, cultivamos una cultura de auditorías «indoloras» y constructivas. Las visitas regulares permiten una mayor frecuencia de las auditorías. La plena presencia de la función de auditoría se hace sentir en toda la empresa, ¡a diferencia de las visitas de auditoría cada tres o cinco años!
Las empresas, las organizaciones y los perfiles de riesgo evolucionan con rapidez, y un informe de auditoría puede quedar obsoleto rápidamente. Mantener un flujo dinámico de auditorías permite tanto a la función como a los auditores permanecer alineados con las transformaciones y los cambios, permitiéndoles contribuir genuinamente a la creación de valor a través de un sólido sistema de control interno.
Una filosofía de auditoría «rápida y sucia» siempre gana a un proceso de auditoría largo y que busque la perfección, ayudando a mantener la relevancia de la función de auditoría.
Hervé Gloaguen
Founder and CEO
Paracas - Advisors GmbH
https://www.paracasadvisors.com/
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